الدليل الشامل في فرز وترتيب البيانات في الإكسل

تعد ميزة فرز وتنظيم جدول Excel بمثابة نعمة عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع كميات هائلة من البيانات، مما يوفر وقتًا وجهدًا كبيرين مع تبسيط عملية تحديد موقع قيم محددة داخل هذه الجداول، ونزود القراء بفهم شامل لكيفية الاستفادة منها إلى أقصى إمكاناتها.

كيفية ترتيب البيانات في الإكسل

لبدء التعرف على ترتيب البيانات في الإكسل تابع كل ما يقدمه لك موقع جيمر عربي من الآتي:

على سبيل المثال لفرز بيانات الموظف بناءً على رواتبهم، ابدأ بتحديد الخلية الأولى في العمود، وتعمل الخلية D3، بمجرد تحديد العمود، انتقل إلى نافذة البيانات واختر وظيفة التصفية، كما هو موضح في الصورة المصاحبة، سيمكنك هذا من ترتيب الموظفين بناءً على أرباحهم.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

ويجب أن يتم الإشارة إلى الخلية التي ترغب في تحديدها من خلال تحديد خيار في Excel، يمكن للبرنامج اكتشاف تخطيط الجدول وحدوده تلقائيًا دون الحاجة إلى مواصفات يدوية، نتيجة لذلك سيظهر سهم أعلى رأس كل عمود.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

عند النقر فوق السهم سوف تتحقق مجموعة من تفضيلات الفرز، بما في ذلك الترتيب التصاعدي والتنازلي، سوف نتعمق في الخيارات الإضافية قريبًا.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

عند النقر فوق السهم الخاص بالأعمدة الأخرى، ستجد أن طرق الفرز مدرجة بترتيب أبجدي أو ترتيبًا زمنيًا، إما من الأقدم إلى الأحدث أو العكس.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

كيفية فرز البيانات في الإكسل

هناك طرق أخرى مختلفة لترتيب الأشياء أو تقييمها، فرز البيانات في Excel، فلنفترض أنك ترغب في عزل الموظفين الذين تتجاوز رواتبهم مبلغًا معينًا أو أولئك الذين تم توظيفهم منذ تاريخ معين، في هذه الحالة يوصى باستخدام ميزة التصفية.

ولاستبعاد الموظفين الذين يتقاضون رواتب تزيد عن 100000 دولار، ما عليك سوى تحديد البيانات وانقر فوق الزر “فرز”، بعد ذلك اختر “ترتيب تصاعدي” وانقر على “موافق”، ولإخفاء رواتب معينة، قم بإلغاء تحديد المربع المقابل وانقر على “موافق”.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

سيقوم Excel تلقائيًا بإخفاء الأسطر التي تحتوي على رواتب لم يتم التحقق منها، قم بتصفية البيانات غير المطلوبة للظهور على النحو التالي، سيتم عرض البيانات:

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

بعد الفرز سيتم ترتيب المعلومات بطريقة أكثر تنظيماً، وقد يكون التعامل مع هذه التقنية في جداول زمنية ضخمة أمرًا صعبًا، لحسن الحظ، هناك بديل أبسط، ما عليك سوى النقر فوق سهم خلية “الراتب” مرة أخرى وتحديد “مرشحات الأرقام” من الخيارات، ثم “أقل من” من القائمة.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

لبدء العملية انقر فوق الزر المحدد وستظهر نافذة جديدة، أدخل المبلغ المطلوب في المساحة المتوفرة، وتأكد من أنها أقل من 100000، بمجرد الانتهاء، ما عليك سوى النقر فوق الزر “موافق” للمتابعة.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

سيؤدي الضغط على الزر “موافق” إلى الحصول على نفس النتيجة كما كان من قبل، مع التأثير الإضافي لإخفاء صفوف Excel التي تتضمن رواتب تتجاوز 100000.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

يمكن تعيين قواعد متعددة قابلة للمقارنة في وقت واحد، للتوضيح، إذا كنت تهدف إلى إظهار الموظفين الذين يتلقون رواتب تتراوح من 80.000 إلى 100.000، أضف قاعدة جديدة كما هو موضح أدناه.

لإنجاز نفس المهمة، ما عليك سوى تحديد السهم الموجود في رأس العمود، متبوعًا بـ Number Filters، ثم حدد الخيار بأقل من، للعودة إلى النافذة السابقة، ما عليك سوى تحديدها، في النافذة الحالية، حدد موقع “أكبر من” في السطر الثاني وأدخل المقدار المطلوب في هذه الحالة لنقم بإدخال 80000.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

بعد تحديد القواعد المفضلة لديك، سيؤدي الضغط على “موافق” إلى عرض البيانات وفقًا لذلك.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

كيفية فرز البيانات حسب قواعد تتضمن أكثر من عمود

لتوسيع وظائف جدول البيانات بشكل أكبر، يمكن تعيين قواعد إضافية للأعمدة الأخرى، في هذه الحالة وبعد تطبيق القواعد المذكورة أعلاه قد نحدد شرطًا جديدًا لإظهار الموظفين الذين تم تعيينهم بعد عام 2018 فقط، لتحقيق نفس النتيجة.

حيث يمكن النقر فوق السهم الموجود في عمود Hire Date، متبوعًا بتحديد Date Filters، ثم اختيار After في النهاية.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

حدد التاريخ المطلوب من خلال النقر على “بعد” في النافذة الجديدة، ثم اضغط على موافق.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

من خلال الالتزام بهذا المبدأ، ستظهر البيانات التي تحصل عليها فقط كما هو موضح في الصورة، البيانات التي تلبي جميع المعايير المذكورة أعلاه.

فرز وترتيب البيانات في الإكسل

يحتوي Excel على ثروة من السمات الاستثنائية التي تتيح إمكانية الفرز والتصنيف البسيط للبيانات، مما يجعل العمل على الجداول الضخمة أمرًا سهلاً، علاوة على ذلك فإن وظائفه القابلة للتخصيص تجعله أداة مناسبة لاحتياجاتك الخاصة، كما هو موضح في المثال السابق فإن قدرة Excel على البحث عن البيانات وتصفيتها رائعة، في غضون دقائق وبحد أدنى من النقرات، تمكنا من تحديد الموظف المطابق، والتحقق من إمكاناته الاستثنائية.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *