تتميز نافذة مراجعة Microsoft Word بمجموعة من الاحتمالات، من تتبع التغيير إلى تغيير القبول أو الرفض، وتتيح لك وظيفة مقارنة النافذة أيضًا اكتشاف أي اختلافات بين ملفين.
1. خاصية تتبع التغييرات Track Changes
من خلال موقع جيمر عربي يقدم لك أهم ما يمكنك تعلمه للمقارنة بين ملفين وورد، وذك من الأتي:
بشكل خاص تتيح لك هذه الميزة مراقبة التغييرات التي يجريها زملاء العمل، ومن خلال تشغيل هذه الميزة وإرسال الملف إلى المدقق، يمكنهم إجراء التعديلات اللازمة، وبمجرد استلام الإصدار المحدث، يمكنك مراجعة التغييرات على الفور واختيار قبولها أو رفضها.
لتنشيط وظيفة تعقب التغييرات، انتقل إلى علامة التبويب “مراجعة” وانقر فوق “تعقب التغييرات” في قسم “التتبع”، علاوة على ذلك بالنقر فوق السهم يمكنك الوصول إلى إعدادات “تعقب التغييرات” الإضافية، مثل تصفية التغييرات التي قام بها مستخدمين معينين.
تجدر الإشارة إلى أن الجانب الأكثر أهمية في هذه الوظيفة هو القدرة على تأمينها بكلمة مرور لمنع المراجعين من تعطيلها لإخفاء تعديلاتهم.
عند تنفيذ الوظيفة حاول تعديل الملف، وستلاحظ بعض الأمور مثل:
- سيتم تمييز النص الذي قمت بتضمينه باللون الأحمر ويتم تمييزه بتسطير.
- سيتم عرض النص الذي تم حذفه يتوسطه خط.
- وسوف يشار إلى التعديلات التي تم إجراؤها على التنسيق بشكل واضح كتعليق بالنص الأصلي.
عند تحرير ملف، يظهر خط أحمر عمودي بجوار السطر الذي أجريت عليه التعديل، ويتيح لك هذا إخفاء الرموز السابقة وعرض الإصدار المحدث من الملف، ويمكنك أيضًا عرض تعديلات معينة من خلال النقر على الخط الأحمر.
ومع ذلك إذا كان الملف محميًا أو للقراءة فقط، فقد لا تتمكن من استخدام هذه الميزة، وللتحقق انتقل إلى خيار تقييد التحرير ضمن قائمة المراجعة، فإذا كان الملف محميًا، فستحتاج إلى كلمة مرور لفتحه.
بمجرد قيامك بتمكين تغييرات المسار وتأمينها (إذا لزم الأمر)، يمكنك إرسال المستند إلى المدقق، وبمجرد إجراء التعديلات اللازمة سيعيد الملف إليك، لديك خيار مراقبة جميع التغييرات بشكل جماعي أو تدقيقها بشكل فردي وقبولها أو رفضها واحدة تلو الأخرى أو دفعة واحدة.
يعد تتبع التعديلات أمرًا سهلاً حيث يمكنك رؤية تاريخ ومؤلف كل تغيير.
نوصي بالطريقة الأكثر فاعلية لتتبع التغييرات من خلال مراجعتها واحدة تلو الأخرى، ما عليك سوى النقر فوق الزر “التالي” أو “السابق” لعرض كل تعديل وتحديد ما إذا كنت ستقبله أو ترفضه، ولضمان عرض كل تعديل، انقر فوق الخط الأحمر العمودي.
بدلاً من ذلك، قم بقبول أو رفض جميع التغييرات دفعة واحدة بالنقر فوق السهم الموجود أسفل خياري “قبول” و “رفض”.
يمكنك تصفية أنواع التعديلات التي يتم عرضها باستخدام القائمة المنسدلة “إظهار العلامات”، وحتى عرض تلك التي تم إجراؤها بواسطة مستخدم معين فقط.
للتنقل بين التعليقات التي تركها المراجعون، استخدم الأوامر المتوفرة.
لاحظ أنه يجب عليك وضع المؤشر على أي نص معلق لحذف تعليق، وفي حال فاتك تنشيط ميزة “تعقب التغييرات” أو إذا قام مدققك بتعطيلها بالفعل، فلا تزال هناك طريقة لمقارنة الملفات.
اتبع الطريقة أدناه لمقارنة أي ملفين:
2. خاصية مقارنة ملفين Compare
لمقارنة ملفين، حدد “مقارنة” من قائمة المراجعة واتبع الصورة المقابلة لها.
سيظهر مربع حوار جديد، ويمكنك إما اختيار ملف من القائمة المنسدلة للملفات التي تم الوصول إليها مؤخرًا أو تصفح جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتحديد موقع ملف.
بتحديد خيار “المزيد”، يمكنك الوصول إلى مزيد من إعدادات التعديل، مثل استثناء الجداول ومربعات النص من عملية المقارنة، وأثناء عملية المقارنة يتم إنشاء ملف جديد لاستيعاب أي تغييرات إضافية تريد إجراؤها، والتي يمكن حفظها كمستند جديد.
أثناء مقارنة ملفين، ستتمكن من رؤية الاختلافات بينهما كما يلي:
علاوة على ذلك، يمكنك تحرير ملف المقارنة وحفظه كملف جديد، مما يسمح بإجراء تعديلات إضافية.
كما ذكرنا سابقًا، تظهر التعديلات في ملف المقارنة:
- يتم تمييز الامتدادات ذات اللون الأحمر بوضوح وتسطيرها لسهولة التعرف عليها.
- يتم استخدام خط يتوسطه خط للإشارة إلى الحذف.
- يتم تمييز كل خط تم تغييره بخط أحمر عمودي مجاور له.
في نفس الوقت، ستلاحظ أن جزء المراجعة الرأسية يعمل بجانب الصفحة، ويمكنك عرض جميع التعديلات، مؤلف التعديلات، ومعرفة متى تم إجراؤها.
على غرار ما تمت مناقشته سابقًا، من الممكن التنقل خلال التعديلات وتحديد ما إذا كان سيتم تنفيذها بشكل فردي أو جماعي.